הודעה אוטומטית בוואטסאפ: מדריך הגדרה בוואטסאפ ביזנס

איך מגדירים הודעה אוטומטית בוואטסאפ ביזנס

באפליקציית WhatsApp Business, שמורידים בחינם, יש שלושה כלי הודעות מובנים: הודעת פתיחה (Greeting message), הודעת היעדרות (Away message) ומענים מהירים (Quick replies). שני הראשונים נשלחים אוטומטית. המענים המהירים הם נוסחים שמורים שאתם שולחים בעצמכם בכמה הקשות.

שלושתם נמצאים באותו מקום: בכלים לעסקים של האפליקציה (Tools או Business tools, לפי הגרסה והמכשיר). אם עוד לא הגדרתם פרופיל עסקי, שעות פעילות וקטלוג, התחילו במדריך להגדרת וואטסאפ עסקי, כי אחת מאפשרויות התזמון של הודעת ההיעדרות נשענת על שעות הפעילות שבפרופיל.

להגדרת פרופיל וקטלוג, קראו על וואטסאפ עסקי, ולעבודה מהמסך הגדול קראו על וואטסאפ למחשב.

הודעת פתיחה: הגדרה שלב אחר שלב

הודעת הפתיחה נשלחת ללקוח כשהוא כותב לכם בפעם הראשונה, או כשהוא כותב שוב אחרי 14 ימים בלי פעילות בצ'אט. לכן היא מתאימה לברכה קצרה ולהכוונה, ופחות למידע שמשתנה כל יום.

1. פתחו את אפליקציית WhatsApp Business.
2. היכנסו לכלים לעסקים ובחרו Greeting message.
3. הפעילו את המתג Send greeting message.
4. הקישו על תיבת ההודעה, כתבו את הנוסח ואשרו.
5. הקישו על Recipients ובחרו למי לשלוח.
6. שמרו.

יש ארבע אפשרויות נמענים: Everyone (כולם), Everyone not in address book (מי שלא שמור באנשי הקשר), Everyone except (כולם חוץ מאנשי קשר שתבחרו) ו-Only send to (רק לאנשי קשר שתבחרו).

לרוב העסקים האפשרות השנייה מתאימה: לקוחות חדשים מקבלים ברכה, וספקים, בני משפחה ולקוחות קבועים ששמורים אצלכם לא מקבלים הודעה רובוטית.

הודעת היעדרות: תזמון לפי שעות פעילות

הודעת ההיעדרות נשלחת בכל פעם שמגיעה הודעה בזמן שהגדרתם כזמן היעדרות, בלי מגבלת 14 הימים של הודעת הפתיחה. ההגדרה דומה: בכלים לעסקים בוחרים Away message, מפעילים את Send away message, עורכים את הנוסח ומאשרים.

אחר כך בוחרים Schedule (תזמון), עם שלוש אפשרויות:

• Always send: ההודעה נשלחת תמיד, כל עוד המתג פעיל. מתאים לחופשה או לסגירה זמנית.
• Custom schedule: ההודעה נשלחת רק בטווח זמן שאתם מגדירים, למשל מערב חג ועד מוצאי החג.
• Outside of business hours: ההודעה נשלחת רק מחוץ לשעות הפעילות. האפשרות הזו זמינה רק אחרי שהגדרתם שעות פעילות בפרופיל העסקי.

גם כאן בוחרים נמענים, עם אותן ארבע אפשרויות כמו בהודעת הפתיחה. יש גם מגבלה טכנית: המכשיר צריך להיות מחובר לאינטרנט כדי שהודעות ההיעדרות יישלחו. אם הטלפון כבוי או בלי קליטה, הלקוח לא יקבל מענה.

מענים מהירים: קיצורי דרך לתשובות שחוזרות על עצמן

מענים מהירים חוסכים הקלדה של אותן תשובות שוב ושוב. שומרים נוסח פעם אחת, נותנים לו מילת קיצור, ושולפים אותו בכל צ'אט. מי שעובד ממקלדת רגילה יכול לחבר את וואטסאפ למחשב.

1. בכלים לעסקים בחרו Quick replies.
2. הקישו על סימן הפלוס כדי להוסיף מענה חדש.
3. כתבו את נוסח ההודעה.
4. הגדירו מילת קיצור (Shortcut), למשל מחיר או כתובת.
5. שמרו.

בתוך צ'אט מקלידים / בשדה הטקסט ובוחרים את המענה מהרשימה. אפשר לשמור עד 50 מענים מהירים, אז עדיף לאחד נוסחים דומים ולא לפתוח מענה נפרד לכל וריאציה.

דוגמאות לנוסחים של הודעות אוטומטיות בוואטסאפ

הנוסחים הבאים הם דוגמאות בלבד. נניח שמדובר בקליניקה לטיפולי פנים שעובדת בימים א'-ה' בין 9:00 ל-19:00.

הודעת פתיחה

שלום, הגעתם לקליניקה של מיכל. כדי שנחזור אליכם מהר, כתבו איזה טיפול מעניין אתכם ואילו ימים נוחים לכם. מחירון מלא נמצא בקטלוג בפרופיל.

הודעת היעדרות מחוץ לשעות

תודה על ההודעה. אנחנו זמינים בימים א'-ה' בין 9:00 ל-19:00, ונחזור אליכם ביום העבודה הבא. לקביעת תור אפשר להשאיר כאן שם ויום מועדף.

הודעת היעדרות לחג

הקליניקה סגורה בחג וחוזרת לפעילות ביום ראשון. ההודעה שלכם התקבלה, ונענה לפי סדר הפניות.

מענה מהיר (קיצור: תשלום)

אפשר לשלם בכרטיס אשראי, בהעברה בנקאית או באפליקציית תשלום. פרטי ההעברה יישלחו אחרי אישור התור.

המשותף לכל הנוסחים: הם אומרים ללקוח מתי יקבל תשובה, ומבקשים ממנו פרט אחד שיקצר את השיחה. כך התשובה האנושית שתגיע אחר כך כבר תתחיל עם המידע הנדרש.

שליחת וואטסאפ אוטומטי מעבר לאפליקציה: מתי צריך API

הכלים באפליקציה עונים על הודעות נכנסות. הם לא שולחים תזכורות לתורים, לא מעדכנים על משלוחים ולא מנהלים שיחה מסועפת לפי תשובות הלקוח. בשביל אלה צריך את WhatsApp Business Platform (ה-API), בדרך כלל דרך ספק שירות או כלי אוטומציה.

ב-API הכללים אחרים. כשלקוח כותב לכם נפתח חלון שירות של 24 שעות, ובתוכו אפשר לשלוח הודעות רגילות בלי תשלום. מחוץ לחלון אפשר לשלוח רק הודעות תבנית (templates) שאושרו מראש. Meta גובה על הודעות תבנית שנמסרו, והתעריף נקבע לפי הקטגוריה (שיווק, שירות או אימות) ולפי קידומת המדינה של הנמען. הודעות תבנית שיווקיות תמיד בתשלום. המחירים מתעדכנים מדי פעם, ולכן בדקו את עמוד התמחור של Meta לפני שאתם מתכננים תקציב.

אם אתם שוקלים בוט של ממש, עם תפריטים, שאלות ותשובות וחיבור למערכות, במדריך שלנו לבוט וואטסאפ לעסק מפורט מה אפשר לבנות ואיפה המגבלות. עסקים שרוצים ליווי בהקמת מענה אוטומטי כזה יכולים לבדוק גם את AiClick, שירות של ברנדיני, הסוכנות שמפעילה את המגזין. כדאי לברר מול הצוות מה בדיוק כלול לפני שמחליטים.

טעויות נפוצות ובדיקה לפני שמפעילים

רוב התקלות בהודעות אוטומטיות נובעות מהגדרות. עברו על הרשימה הזו לפני ההפעלה ואחריה:

• שעות פעילות חסרות בפרופיל: בלעדיהן האפשרות Outside of business hours לא זמינה, ותצטרכו להסתפק בתזמון ידני.
• הודעת היעדרות של חג שנשארה פעילה: Always send ממשיכה לשלוח עד שמכבים אותה. עדיף להגדיר Custom schedule עם מועד סיום.
• שליחה לכולם: הודעת פתיחה לספקים ולבני משפחה נראית מוזרה. בחרו Everyone not in address book או סננו ידנית.
• נוסח ארוך מדי: בתצוגה המקדימה של ההתראה רואים רק את ההתחלה. שימו את המידע החשוב (מתי תחזרו, מה לשלוח) בשורה הראשונה.
• טלפון כבוי או בלי אינטרנט: הודעות ההיעדרות נשלחות רק כשהמכשיר מחובר, כך שאם הוא מנותק, אין מענה.
• מחירים בתוך הודעה אוטומטית: מחיר שמשתנה עדיף לשמור במענה מהיר או בקטלוג, ששם קל לעדכן אותו.

לבדיקה, בקשו ממישהו שלא שמור אצלכם באנשי הקשר לשלוח הודעה מטלפון אחר, פעם בשעות הפעילות ופעם מחוצה להן. כך תראו בדיוק מה הלקוח מקבל. אחרי שבוע עברו על השיחות וחפשו שאלות שחוזרות. כל שאלה כזו היא מועמדת למענה מהיר חדש.

אם אתם רוצים לחבר את וואטסאפ לכלים אחרים, כמו יומן או טופס לידים, ראו את ההשוואה בין Zapier ל-Make.

שאלות נפוצות

אפשר להגדיר הודעה אוטומטית בוואטסאפ הרגיל?

לא. הודעות פתיחה, הודעות היעדרות ומענים מהירים קיימים רק באפליקציית WhatsApp Business, שאפשר להוריד בחינם ולהפעיל עם מספר הטלפון של העסק.

למה הודעת הפתיחה לא נשלחה ללקוח?

הודעת הפתיחה נשלחת רק בהודעה הראשונה של הלקוח או אחרי 14 ימים בלי פעילות בצ'אט. אם התכתבתם איתו לאחרונה, או אם הוא לא נכלל בהגדרת הנמענים, הוא לא יקבל אותה.

כמה מענים מהירים אפשר לשמור?

עד 50 מענים מהירים. כשמגיעים לתקרה, אפשר לאחד נוסחים דומים או למחוק מענים שלא בשימוש.

האם הודעות אוטומטיות בוואטסאפ ביזנס עולות כסף?

באפליקציה הכלים האלה כלולים בלי תשלום. בפלטפורמת ה-API מחויבים על הודעות תבנית שנמסרו, לפי קטגוריית ההודעה ומדינת הנמען.

אפשר לתזמן הודעה ללקוח לשעה מסוימת?

הכלים האוטומטיים באפליקציה רק מגיבים להודעות נכנסות ולא שולחים הודעות יזומות ללקוחות. בשביל תזכורות ועדכונים מתוזמנים צריך את ה-API של WhatsApp, דרך ספק או כלי אוטומציה, עם הודעות תבנית מאושרות.