וואטסאפ למחשב: איך מתחברים ועובדים מול לקוחות מהמחשב

איך מחברים וואטסאפ למחשב: התהליך בקצרה

יש שתי דרכים להשתמש בוואטסאפ במחשב: וואטסאפ Web, שרץ בדפדפן בכתובת web.whatsapp.com, ואפליקציית WhatsApp Desktop, שמתקינים על Windows או על Mac. בשתיהן החשבון עצמו נשאר בטלפון, והמחשב מתחבר אליו כ"מכשיר מקושר".

1. במחשב, פתחו את web.whatsapp.com או את האפליקציה שהתקנתם. יופיע קוד QR.
2. בטלפון, פתחו את וואטסאפ. באנדרואיד: תפריט שלוש הנקודות ואז "מכשירים מקושרים". באייפון: "הגדרות" ואז "מכשירים מקושרים".
3. הקישו "קישור מכשיר" ואשרו בזיהוי פנים, בטביעת אצבע או בקוד הנעילה, אם הטלפון מבקש.
4. כוונו את מצלמת הטלפון לקוד ה-QR שבמסך המחשב.
5. המתינו לסנכרון השיחות. בחשבון עם היסטוריה ארוכה זה יכול לקחת כמה דקות.

מהרגע הזה אפשר לקרוא ולשלוח הודעות וקבצים מהמחשב, באותן שיחות שיש לכם בטלפון. לפי WhatsApp, הטלפון הראשי עדיין נדרש כדי לרשום את החשבון וכדי לקשר מכשירים חדשים. אי אפשר לפתוח חשבון חדש מהמחשב. ללקוח חדש אפשר לשלוח הודעה בלי לשמור איש קשר.

להגדרת פרופיל וקטלוג, קראו על וואטסאפ עסקי, ולמענה בהיעדרכם קראו על הודעה אוטומטית בוואטסאפ.

וואטסאפ Web או אפליקציה במחשב: מה ההבדל

כל אחת מהאפשרויות מתאימה למצב עבודה אחר. וואטסאפ Web לא דורש התקנה ועובד גם במחשב שאין לכם הרשאות להתקין עליו תוכנות. האפליקציה רצה בחלון נפרד, לא תלויה בדפדפן ומתאימה לעמדה קבועה של שירות לקוחות.

לפי עמוד ההורדות הרשמי, אם מערכת ההפעלה ישנה יותר מהמפורט בטבלה, אפשר לעדכן אותה או להשתמש בוואטסאפ Web. את האפליקציה מורידים מ-whatsapp.com/download, ועדיף להימנע מאתרי הורדה של צד שלישי.

שיחות קוליות ווידאו מהמחשב

לפי עמוד השיחות של WhatsApp, אפשר לבצע שיחות מהאפליקציות ל-Mac, ל-Windows ול-iPad, וגם מהדפדפן. לשיחה צריך מיקרופון ורמקולים או אוזניות, ולשיחת וידאו גם מצלמה. ייתכן שמערכת ההפעלה או הדפדפן יבקשו מכם לאשר גישה למיקרופון ולמצלמה בפעם הראשונה.

חיבור וואטסאפ למחשב עם מספר טלפון במקום QR

כשהמצלמה של הטלפון לא עובדת או שהסריקה נכשלת, אפשר לקשר את המחשב באמצעות מספר הטלפון וקוד חד-פעמי.

1. במסך הכניסה של וואטסאפ Web, בחרו באפשרות הכניסה עם מספר טלפון שמופיעה מתחת לקוד ה-QR.
2. הקלידו את מספר הטלפון של החשבון, כולל קידומת המדינה.
3. על המסך יופיע קוד בן 8 תווים.
4. בטלפון, היכנסו ל"מכשירים מקושרים", הקישו "קישור מכשיר" ובחרו באפשרות הקישור באמצעות מספר טלפון.
5. הקלידו בטלפון את הקוד שמופיע במחשב ואשרו בטביעת אצבע, בזיהוי פנים או בקוד.

הקוד תקף לזמן קצר, ולכן כדאי שהטלפון יהיה פתוח ומוכן לפני שמבקשים אותו. שמות האפשרויות משתנים מעט בין גרסאות. אם אתם לא מוצאים אותן, עדכנו את האפליקציה בטלפון לגרסה האחרונה.

כמה מכשירים אפשר לקשר, ומה קורה כשהטלפון כבוי

לפי WhatsApp, אפשר לקשר עד ארבעה מכשירים לטלפון הראשי. כל חיבור של וואטסאפ Web, כל התקנה של האפליקציה וכל טלפון נוסף שמקשרים נספרים במגבלה. נניח שיש לכם עמדה במשרד, מחשב נייד ו-iPad: נשאר לכם מקום אחד פנוי.

לפי הבלוג ההנדסי של Meta, מאז המעבר לתמיכה בריבוי מכשירים, כל מכשיר מקושר מתחבר לוואטסאפ באופן עצמאי. ההודעות ממשיכות להיות מוצפנות מקצה לקצה, ואפשר להמשיך לעבוד מהמחשב גם כשהסוללה של הטלפון נגמרה.

עם זאת, הטלפון הראשי צריך להיות בשימוש. לפי WhatsApp, אם הטלפון הראשי לא פעיל לתקופה ארוכה, כל המכשירים המקושרים מתנתקים אוטומטית. לפי התיעוד של GREEN-API, מדובר ביותר מ-14 יום בלי שימוש בטלפון הראשי, ובנוסף מכשיר מקושר שלא היה בשימוש 30 יום מתנתק. אם אתם עובדים בעיקר מהמחשב, פתחו את וואטסאפ בטלפון מדי כמה ימים.

וואטסאפ במחשב לשירות לקוחות: הגדרות שחוסכות זמן

לעסק שעונה ללקוחות בוואטסאפ, המקלדת והמסך הגדול של המחשב נותנים יתרון: מקלידים מהר יותר, מעתיקים פרטים ממערכת ההזמנות ומצרפים חשבוניות ומסמכים ישר מהתיקיות במחשב. לשם כך עדיף להשתמש באפליקציית WhatsApp Business בטלפון ולקשר אותה למחשב באותה דרך שתוארה למעלה.

מה מגדירים מראש בטלפון

• פרופיל עסקי וקטלוג: שעות פעילות, כתובת ורשימת מוצרים, כדי שלקוחות יקבלו מידע בסיסי בלי לשאול. ההגדרה מוסברת במדריך וואטסאפ עסקי: פרופיל, קטלוג והודעות אוטומטיות.
• הודעת פתיחה והודעת היעדרות: כך גם הודעה שמגיעה בערב תקבל מענה ראשוני.
• מענים מהירים: תבניות קבועות כמו מחירון, הוראות הגעה או מדיניות החזרות, שאפשר לשלוף בזמן ההקלדה.
• תוויות: למשל "ליד חדש", "ממתין לתשלום" ו"טופל", כדי למיין שיחות לפי מצב הטיפול בהן.

הרגלי עבודה מול המסך

• הצמידו לראש הרשימה את השיחות שעדיין פתוחות, וסמנו כ"לא נקרא" שיחה שצריך לחזור אליה.
• השתמשו בעיצוב טקסט (מודגש, נטוי) כדי שפרטים חשובים כמו מועד או סכום יבלטו בהודעה.
• אם אתם מקבלים הרבה הודעות קוליות, אפשר להפוך אותן לטקסט. ראו תמלול הקלטות וואטסאפ בעברית.
• שמרו קבצים שחוזרים על עצמם (מחירון PDF, טופס הזמנה) בתיקייה אחת במחשב, כדי לצרף אותם בגרירה.

כמה נציגים על אותו מספר: מה אפשרי ומה המגבלות

לפי WhatsApp, עובדים בעסק קטן יכולים לענות ללקוחות מאותו חשבון WhatsApp Business, כל אחד מהמכשיר שלו. עם מגבלת ארבעת המכשירים המקושרים, אפשר להגיע לעד ארבעה אנשי צוות במקביל, בנוסף לטלפון הראשי. בעסק קטן זה פתרון סביר, אבל יש לו מגבלות שכדאי להכיר מראש.

• אין שיוך שיחות לנציג: כולם רואים את כל השיחות, ושני אנשים עלולים לענות לאותו לקוח.
• אין ניהול הרשאות לנציגים: מי שמחובר עובד על אותו חשבון כמו כולם.
• קשה לדעת מי ענה: הלקוח רואה תשובה מהעסק, ואין תיעוד מובנה של הנציג שכתב אותה.

אפשר לצמצם את הבעיות האלה בנוהל פשוט. נניח שיש לכם שתי נציגות: מי שפותחת שיחה מסמנת אותה מיד בתווית עם השם שלה, ובסיום מחליפה לתווית "טופל". מוסיפים חתימה קצרה עם שם פרטי בסוף כל תשובה, וקובעים מי אחראית על שיחות שנכנסות מחוץ לשעות העבודה.

כשמספר הפניות גדל, או כשצריך שיוך שיחות, דוחות וחיבור למערכת CRM, עוברים בדרך כלל לפלטפורמת WhatsApp Business (API) דרך ספק מורשה. על האפשרויות והמגבלות של המסלול הזה אפשר לקרוא במדריך בוט לוואטסאפ לעסק.

אבטחה ותקלות נפוצות בוואטסאפ Web

איך מנתקים מחשב

במחשב: פותחים את התפריט ובוחרים "התנתקות". מהטלפון: נכנסים ל"מכשירים מקושרים", בוחרים את המכשיר ומקישים "התנתקות". באותו מסך מופיעים כל המכשירים המחוברים, וכדאי לעבור עליו מדי פעם. מכשיר שאתם לא מזהים מנתקים מיד. כשעובד עוזב, מנתקים את המחשב שלו באותו יום.

כללי זהירות במחשב משותף

• אל תשאירו וואטסאפ Web מחובר במחשב ציבורי או במחשב של לקוח. אחרי השימוש התנתקו.
• במחשב משרדי משותף, נעלו את המסך כשאתם קמים מהעמדה, כי שיחות הלקוחות גלויות לכל מי שעובר ליד.
• הפעילו אימות דו-שלבי בטלפון ("הגדרות" ואז "חשבון"), כדי שאי אפשר יהיה לרשום את המספר שלכם במכשיר אחר בלי קוד ה-PIN.

תקלות נפוצות ופתרונות

שאלות נפוצות

האם הטלפון צריך להיות דלוק כדי להשתמש בוואטסאפ במחשב?

לא בכל רגע. לפי Meta, כל מכשיר מקושר מתחבר באופן עצמאי וממשיך לעבוד גם כשהסוללה של הטלפון נגמרה. אבל אם לא משתמשים בטלפון הראשי זמן רב, המכשירים המקושרים מתנתקים.

אפשר להתקין וואטסאפ במחשב בלי טלפון בכלל?

לא. לפי WhatsApp, הטלפון הראשי נדרש כדי לרשום את החשבון וכדי לקשר מכשירים חדשים. רק אחרי זה מחברים את המחשב.

אפשר להשתמש בוואטסאפ ביזנס במחשב?

כן. מקשרים את אפליקציית WhatsApp Business מהטלפון לוואטסאפ Web או לאפליקציה במחשב, באותה דרך שמקשרים חשבון רגיל.

אפשר לחבר שני חשבונות וואטסאפ לאותו מחשב?

באותו חלון דפדפן מחובר חשבון אחד בכל פעם. אפשר להפריד בין החשבונות באמצעות פרופילי דפדפן שונים, או לחבר חשבון אחד לאפליקציה ואת השני לוואטסאפ Web.

למה וואטסאפ במחשב מתנתק לי כל הזמן?

הסיבות הנפוצות הן טלפון ראשי שלא היה בשימוש זמן רב, ניתוק ידני מתוך "מכשירים מקושרים", או ניקוי עוגיות ונתוני גלישה בדפדפן.