וואטסאפ עסקי: איך מגדירים פרופיל וקטלוג בעסק

מה זה וואטסאפ ביזנס ומה מקבלים בו

וואטסאפ ביזנס היא אפליקציה נפרדת מהוואטסאפ הרגיל, והיא מיועדת לעסקים קטנים. מורידים אותה בחינם מ־Google Play או מה־App Store. היא עובדת כמו הוואטסאפ המוכר ומוסיפה כלים לעבודה עם לקוחות: פרופיל עסקי, קטלוג מוצרים ושירותים, הודעות אוטומטיות, תשובות מהירות ותוויות לסידור השיחות.

את רוב הכלים מגדירים פעם אחת, ומאותו רגע הם חוסכים הקלדה של אותן תשובות שוב ושוב. בעמוד הפיצ'רים הרשמי מופיעות גם אפשרות לחבר עד 10 מכשירים ונציגים לאותו חשבון, קישורים לקטלוג שאפשר לשתף בוואטסאפ, בפייסבוק ובאינסטגרם, והודעות תפוצה.

להגדרת הודעה אוטומטית בוואטסאפ ולעבודה עם לקוחות דרך וואטסאפ למחשב, עיינו במדריכים הנפרדים.

הגדרת פרופיל וואטסאפ עסקי צעד אחר צעד

כשלקוח לוחץ על שם העסק בשיחה, הוא רואה את הפרופיל. אם חסרים בו שעות פעילות או כתובת, הלקוח ישאל אתכם שאלות שהתשובה עליהן הייתה צריכה להופיע שם מלכתחילה.

1. מורידים את WhatsApp Business ומאמתים את מספר הטלפון של העסק. אם המספר כבר רשום בוואטסאפ הרגיל, אפשר לשחזר גיבוי ולהעביר לחשבון העסקי את ההודעות, המדיה ואנשי הקשר.
2. מזינים שם עסק. כדאי לכתוב אותו בדיוק כמו בשלט ובגוגל, כדי שלקוחות יזהו אתכם מיד.
3. מעלים תמונת פרופיל. הלוגו מתאים, אבל בדקו שהוא קריא גם בעיגול קטן.
4. בוחרים קטגוריה עסקית וכותבים תיאור קצר: מה אתם עושים, באיזה אזור אתם עובדים ומה מבדיל אתכם.
5. מוסיפים כתובת או אזור שירות, שעות פעילות, אימייל וקישור לאתר.
6. מקשרים את דף הפייסבוק או את פרופיל האינסטגרם העסקי, אם יש לכם.

לפי WhatsApp, פרופיל מלא עם תיאור, אימייל, אתר וכתובת עוזר גם לעסק קטן וחדש להיראות מבוסס יותר בעיני לקוחות חדשים. שעות הפעילות שתגדירו כאן ישמשו אחר כך גם את הודעת ההיעדרות, ולכן הן צריכות להיות מדויקות.

איך בונים קטלוג מוצרים ושירותים

הקטלוג מאפשר ללקוחות לעיין במה שאתם מוכרים, לבחור ולשתף בלי לצאת מוואטסאפ. גם עסק של שירותים יכול להשתמש בו. למשל, קוסמטיקאית יכולה להגדיר כל טיפול כפריט עם תמונה, משך ומחיר.

1. פותחים את מסך הכלים לעסקים ובוחרים ״קטלוג״.
2. לוחצים על ״הוספת פריט חדש״.
3. מעלים עד 10 תמונות או סרטונים לפריט.
4. מזינים שם לפריט. אפשר להוסיף מחיר, תיאור, קישור לעמוד באתר וקוד מוצר.
5. שומרים. אם יש לכם הרבה פריטים, מארגנים אותם באוספים (Collections), למשל ״טיפולי פנים״ ו״טיפולי גוף״.

אפשר גם להסתיר פריטים זמנית, למשל כשמוצר אזל מהמלאי, בלי למחוק אותם.

שיתוף הקטלוג

לכל פריט, לכל אוסף ולקטלוג כולו יש קישור שאפשר לשלוח בשיחה, להוסיף לסטטוס או לפרסם באינסטגרם ובפייסבוק. נניח שלקוח שואל ״כמה עולה עיצוב גבות״. במקום להקליד את כל פרטי השירות, שולחים לו את הקישור לפריט, והוא מקבל תמונה, מחיר ותיאור אחידים. כדי שגם לקוחות חדשים יגיעו אליכם, אפשר ליצור קישור לשיחה עם הודעה מוכנה.

הודעות אוטומטיות: פתיחה, היעדרות ותשובות מהירות

אלה שלושת הכלים שעונים במקומכם על הפניות הנפוצות. מוצאים אותם תחת ״כלים לעסקים״ בהגדרות האפליקציה.

הודעת פתיחה

הודעת הפתיחה נשלחת אוטומטית כשלקוח פונה אליכם בפעם הראשונה, או כשהוא כותב אחרי 14 יום בלי פעילות בשיחה.

1. בוחרים ״הודעת פתיחה״ ומפעילים את ״שליחת הודעת פתיחה״.
2. עורכים את הנוסח ולוחצים ״אישור״.
3. בוחרים נמענים: כולם, כל מי שלא באנשי הקשר, כולם חוץ מאנשים שתבחרו, או רק אנשים שתבחרו.
4. שומרים. ההודעה נשלחת רק כשלטלפון יש חיבור לאינטרנט.

נוסח לדוגמה: ״שלום, הגעתם לסטודיו נועה. שעות הפעילות הן א׳–ה׳ 9:00–18:00. את המחירים אפשר לראות בקטלוג, ונחזור אליכם עוד היום.״

הודעת היעדרות

הודעת ההיעדרות עונה ללקוחות כשאתם עסוקים או לא זמינים. יש לה שלוש אפשרויות תזמון: תמיד, לוח זמנים מותאם, או מחוץ לשעות הפעילות. גם כאן בוחרים למי היא תישלח. לרוב העסקים מתאימה האפשרות ״מחוץ לשעות הפעילות״, כי היא פועלת לפי השעות שהזנתם בפרופיל.

תשובות מהירות

1. בוחרים ״תשובות מהירות״ ולוחצים ״הוספה״.
2. כותבים את ההודעה. אפשר לצרף לה גם תמונה או סרטון.
3. מגדירים קיצור, למשל מחיר או כתובת, ושומרים.

בתוך שיחה מקלידים / ורואים את כל התשובות השמורות. אפשר לשמור עד 50 תשובות מהירות, כך שיש מקום לכל השאלות שחוזרות על עצמן.

תוויות, הודעות תפוצה וקישור קצר

כשיש עשרות שיחות ביום, התוויות עוזרות לראות איפה כל לקוח נמצא. אפשר ליצור עד 20 תוויות, לתת לכל אחת שם וצבע, ולסמן שיחה בלחיצה ארוכה עליה. שם התפריט והמיקום שלו משתנים לפעמים בין גרסאות של האפליקציה. חלוקה שימושית לדוגמה: ליד חדש, ממתין להצעת מחיר, הזמנה פתוחה, שולם.

רשימת תפוצה שולחת הודעה אחת לכמה אנשי קשר, וכל אחד מהם מקבל אותה בשיחה פרטית. ברשימה אחת יכולים להיות עד 256 אנשי קשר, וההודעה מגיעה רק למי ששמר את המספר שלכם באנשי הקשר שלו. לפי מרכז העזרה של WhatsApp, רשימות תפוצה זמינות רק בטלפון, ולא ב־Windows, ב־Mac או בגרסת הדפדפן. דרך נוספת להגיע ללקוחות היא לפרסם סטטוס בוואטסאפ לעסק.

WhatsApp מאפשרת גם ליצור קישור קצר וקוד QR שפותחים שיחה ישירה עם העסק. אפשר להדפיס אותם על כרטיס ביקור, להציב ליד הקופה או להוסיף לחתימת המייל. ללקוח שלא שמרתם, אפשר גם לשלוח הודעה בלי לשמור איש קשר.

וואטסאפ ביזנס למחשב: איך עובדים מ־Windows, מ־Mac ומהדפדפן

לוואטסאפ ביזנס אין התקנה נפרדת למחשב. מחברים את החשבון העסקי שבטלפון לאפליקציית WhatsApp למחשב או ל־WhatsApp Web, כמכשיר מקושר.

1. מתקינים את WhatsApp למחשב: ב־Windows דרך Microsoft Store, וב־Mac דרך Mac App Store או עמוד ההורדות של WhatsApp. אפשר גם לפתוח את web.whatsapp.com בדפדפן.
2. בטלפון פותחים את WhatsApp Business ← ״מכשירים מקושרים״ ← ״קישור מכשיר״.
3. סורקים את קוד ה־QR שמופיע על מסך המחשב.

אחרי החיבור, הטלפון לא צריך להישאר מחובר לאינטרנט כדי שהמחשב יעבוד. עם זאת, אם לא תשתמשו בטלפון יותר מ־14 יום, המכשירים המקושרים יתנתקו. בעמוד הפיצ'רים של WhatsApp Business מופיעה אפשרות לחבר עד 10 מכשירים ונציגים לחשבון אחד, כך שכמה עובדים יכולים לענות מאותו מספר. חלק מהכלים, למשל רשימות התפוצה, עובדים רק בטלפון.

מתי הכלים המובנים מפסיקים להספיק

הכלים המובנים מטפלים במצבים קבועים: הודעה ראשונה, שעות סגורות, שאלות שחוזרות. הם לא מבינים מה הלקוח שאל, לא קובעים תור ביומן ולא מעבירים פרטים למערכת CRM. אם כל יום אתם מעתיקים פרטי לקוחות מוואטסאפ לטבלה, או עונים ידנית על שאלות שהתשובה עליהן משתנה, זה הזמן לבדוק אוטומציה.

אחת האפשרויות היא AiClick של ברנדיני, הסוכנות שמפעילה את המגזין. זה שירות לעסקים שרוצים להוסיף לערוץ הוואטסאפ שלהם בינה מלאכותית ואוטומציה. לפני שמחליטים, שווה להכיר את האפשרויות ואת המגבלות, ופירטנו אותן במדריך בוט לוואטסאפ לעסק: איך בונים, מה אפשר לאוטמט ומה המגבלות.

רשימת בדיקה לפני שמתחילים

• הפרופיל מלא: תיאור, כתובת, שעות פעילות, אתר.
• בקטלוג יש לפחות חמשת המוצרים או השירותים הנפוצים, עם מחיר ותמונה.
• הודעת הפתיחה מציגה שעות פעילות ומפנה לקטלוג.
• הודעת ההיעדרות מתוזמנת לאפשרות ״מחוץ לשעות הפעילות״.
• שמרתם תשובות מהירות לחמש השאלות הנפוצות ביותר.
• הגדרתם 3–5 תוויות לפי שלבי הטיפול בלקוח.
• הקישור הקצר או קוד ה־QR מופיעים באתר ובאינסטגרם.

שאלות נפוצות

האם וואטסאפ עסקי עולה כסף?

אפליקציית WhatsApp Business חינמית להורדה ולשימוש בכלים הבסיסיים. מנוי Meta Verified ומודעות ממומנות הם בתשלום.

אפשר להשתמש באותו מספר בוואטסאפ רגיל ובוואטסאפ ביזנס?

לא באותו זמן, כי מספר אחד רשום באפליקציה אחת בלבד. כשעוברים לאפליקציה העסקית אפשר לשחזר גיבוי ולהעביר אליה את ההודעות, המדיה ואנשי הקשר.

אפשר להסתיר מוצר מהקטלוג בלי למחוק אותו?

כן. אפשר להסתיר פריט, למשל כשהוא אזל מהמלאי, ולהחזיר אותו לתצוגה מאוחר יותר.

למה לקוח לא קיבל הודעה מרשימת התפוצה?

הודעות תפוצה מגיעות רק למי ששמר את המספר של העסק באנשי הקשר שלו. אם הלקוח לא שמר את המספר, ההודעה לא תגיע אליו.

אפשר לעבוד עם וואטסאפ ביזנס במחשב בלי הטלפון?

כן. אחרי שמקשרים את המחשב בסריקת קוד QR, הוא עובד גם כשהטלפון לא מחובר לאינטרנט. אם לא משתמשים בטלפון יותר מ־14 יום, המכשירים המקושרים מתנתקים.