Claude לעסקים: איך עובדים איתו על מסמכים וכתיבה, עם דוגמאות

איך משתמשים ב-Claude לעבודה עם מסמכים: התהליך הבסיסי

Claude הוא צ'אט בינה מלאכותית של חברת Anthropic. עובדים איתו באתר claude.ai, באפליקציית דסקטופ ובאפליקציה לנייד. בעבודה עם מסמכים התהליך כמעט תמיד זהה: מעלים קובץ, כותבים מה אתם צריכים ממנו ומקבלים טקסט, טבלה או קובץ חדש. מי שרק מתחיל יכול לקרוא קודם מה Claude יודע לעשות ואיך מתחילים.

1. פותחים שיחה חדשה ולוחצים על סימן הפלוס כדי לצרף קובץ, או גוררים אותו לחלון.
2. כותבים משימה מדויקת. במקום "תסכם" כתבו למשל "סכמו את ההסכם ב-10 נקודות, וסמנו כל סעיף שמחייב אותנו בתשלום או בלוח זמנים".
3. מגדירים פורמט פלט: טבלה, רשימה, מייל ללקוח או קובץ Word.
4. מבקשים הפניה למקור: "לכל טענה ציינו את העמוד או את הסעיף במסמך". כך קל לבדוק את התשובה.
5. משפרים בסבבים: "קצרו בחצי", "פחות רשמי", "הוסיפו עמודה של תאריך יעד".

Claude קורא מסמכים בעברית וכותב בעברית. ובכל זאת, בכל מסמך משפטי, פיננסי או מקצועי עברו בעצמכם על התוצאה לפני שאתם שולחים או חותמים. אם אתם מתלבטים בין כמה כלים לכתיבת תוכן, ריכזנו השוואה של כלי כתיבה ושיטה ששומרת על קול העסק.

להיכרות עם המודלים, המחירים ופתיחת החשבון, קראו על קלוד AI של אנתרופיק.

אילו קבצים אפשר להעלות ל-Claude ומה המגבלות

לפי מרכז העזרה של Anthropic, Claude מקבל את רוב פורמטי המסמכים שעסק משתמש בהם. המגבלות שונות בשיחה רגילה ובתוך פרויקט:

כדי להעלות קובצי XLSX, היכולת Code execution and file creation צריכה להיות פעילה בחשבון. אפשר להעלות גם צילום של מסמך מודפס, כמו קבלה או טופס, ו-Claude יקרא ממנו את הטקסט. כשמדובר בטבלאות מורכבות, קובץ מקור (Excel או CSV) נותן תוצאה מדויקת יותר מצילום מסך.

Projects: מאגר ידע קבוע על העסק

Projects הם סביבות עבודה נפרדות בתוך Claude. לכל פרויקט יש היסטוריית שיחות, מאגר קבצים והנחיות קבועות משלו. במקום להעלות את המחירון ואת מדריך הסגנון בכל שיחה מחדש, מעלים אותם פעם אחת, וכל שיחה בפרויקט נשענת עליהם. לתשובות המבוססות על המקורות שהעליתם, אפשר לנסות גם NotebookLM כעוזר מחקר אישי.

לפי מרכז העזרה, גם משתמשי התוכנית החינמית יכולים ליצור עד חמישה פרויקטים. בתוכניות בתשלום, כשהחומר מתקרב למגבלת ההקשר, המערכת עוברת למצב אחזור (RAG) שמגדיל את הקיבולת עד פי 10. בתוכניות Team ו-Enterprise אפשר לשתף פרויקט עם עמיתים בהרשאת צפייה או עריכה.

איך מקימים פרויקט לעסק

1. פותחים פרויקט חדש ונותנים לו שם ברור, למשל "שיווק ותוכן" או "הצעות מחיר".
2. מעלים לידע של הפרויקט את המסמכים הקבועים: תיאור העסק, מחירון, שאלות נפוצות של לקוחות ו-3 עד 5 טקסטים שכתבתם בעצמכם ואתם מרוצים מהם.
3. כותבים הנחיות פרויקט. לדוגמה: "אתם כותבים בשם סטודיו לעיצוב פנים בתל אביב. פנו ללקוחות בגוף שני רבים, בעברית פשוטה, בלי סימני קריאה. מחירים מצטטים רק מהמחירון המצורף".
4. פותחים בתוך הפרויקט שיחה נפרדת לכל משימה, כדי שהשיחות יישארו קצרות וממוקדות.

מעבר לפרויקטים, אפשר להגדיר בהגדרות החשבון הנחיות כלליות שחלות על כל השיחות, כמו שפה מועדפת, מונחים שאתם משתמשים בהם או רמת פירוט. אם אתם רוצים להפוך מסמך למצגת, כדאי לקרוא קודם מדריך על מצגות AI.

דוגמאות עבודה: חמש משימות מסמכים וכתיבה עם הנחיות להעתקה

הדוגמאות הבאות היפותטיות ומבוססות על משימות שכיחות בעסק קטן. החליפו את הפרטים בפרטים שלכם.

1. סיכום חוזה ספק

נניח שקיבלתם מספק הסכם שירות של 18 עמודים. מעלים את ה-PDF וכותבים:

סכמו את ההסכם בטבלה עם העמודות: סעיף, מה נדרש מאיתנו, מועד, סכום. אחרי הטבלה פרטו בנפרד סעיפי יציאה, קנסות וחידוש אוטומטי, וציינו את מספר העמוד של כל סעיף.

2. השוואה בין שלוש הצעות מחיר

מצורפות שלוש הצעות מחיר לשיפוץ. בנו טבלת השוואה לפי מחיר כולל, מה כלול, מה לא כלול, אחריות ולוח זמנים. בסוף כתבו אילו שאלות כדאי לשאול כל ספק לפני שמחליטים.

3. מייל ללקוח מתוך פרוטוקול פגישה

מתוך סיכום הפגישה המצורף, כתבו מייל קצר ללקוח: מה סיכמנו, מה הצעדים הבאים, מי אחראי על כל צעד ומתי. טון ענייני וחם, עד 150 מילים.

4. דף נחיתה מתוך מסמך אפיון

על בסיס מסמך המוצר המצורף, כתבו טקסט לדף נחיתה: כותרת, תת-כותרת, שלושה יתרונות עם הסבר של שורה אחת לכל יתרון, ושאלות נפוצות. השתמשו רק במידע שמופיע במסמך, וסמנו בסוגריים מרובעים כל מקום שחסר בו נתון.

5. עריכה והגהה

ערכו את הטקסט המצורף: תקנו שגיאות, קצרו משפטים ארוכים והורידו חזרות. אל תשנו טענות או נתונים. החזירו את הגרסה המתוקנת ואחריה רשימה של השינויים העיקריים.

בכל ההנחיות חוזרים אותם שלושה רכיבים: משימה מוגדרת, פורמט פלט ברור וגבול שמונע מהכלי להמציא מידע. תבניות דומות ל-ChatGPT תמצאו במדריך של 10 שימושים עסקיים ב-ChatGPT.

יצירת קבצי Word, Excel ו-PowerPoint ב-Claude

מעבר לתשובות בחלון הצ'אט, Claude מפיק קבצים מוכנים להורדה: Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx) ו-PDF. לפי מרכז העזרה, היכולת זמינה בכל התוכניות, כולל החינמית, בדפדפן, בדסקטופ ובנייד. אם מצגת מעוצבת חשובה לכם, אפשר לבדוק גם כלי gamma ai ליצירת מצגות.

1. בודקים שהיכולת פעילה. בתוכניות Free, Pro ו-Max היא פעילה כברירת מחדל, ואם כיביתם אותה, מחזירים אותה ב-Settings, אחר כך Capabilities, ואז Code execution and file creation.
2. בתוכניות Team ו-Enterprise היכולת פעילה כברירת מחדל, והבעלים של החשבון הארגוני שולטים בה דרך Organization settings.
3. מבקשים בשפה רגילה, למשל: "צרו קובץ Excel למעקב הוצאות חודשי עם עמודות קטגוריה, ספק, סכום ומע"מ, ושורת סיכום עם נוסחאות".
4. מורידים את הקובץ מהשיחה, או שומרים אותו ישירות ל-Google Drive.

מגבלת הגודל ביכולת הזו היא 30MB לקובץ, בהעלאה ובהורדה. שימושים נפוצים בעסק: להפוך מסמך מחקר למצגת של 8 שקפים, להפיק דוח חודשי עם גרפים מקובץ CSV, או לבנות תבנית הצעת מחיר ב-Word. לפני ששולחים קובץ החוצה, בדקו את הנוסחאות ואת הכיוון מימין לשמאל בטקסט העברי. למסמכים באנגלית אפשר להיעזר גם בGrammarly, עוזר הכתיבה באנגלית.

Claude מתחבר גם ל-Google Drive, ל-Gmail ול-Google Calendar. דרך החיבור ל-Drive הוא מחפש מסמכים וקורא אותם, כך שלא צריך להוריד ולהעלות כל קובץ ידנית. שימו לב שמקבצי Drive הוא שולף רק את הטקסט, ותמונות בתוך המסמך לא נקראות. כדי להבין איך החיבורים האלה עובדים, אפשר לקרוא על חיבור בינה מלאכותית לכלים בעסק.

כמה עולה Claude AI ואיזו תוכנית מתאימה לעסק

המחירים נכונים לבדיקה שלנו בעמוד התמחור הרשמי, בדולרים. הם משתנים מדי פעם, ולכן כדאי לבדוק שוב לפני רכישה.

עסק שרק מתחיל יכול לבדוק את התהליכים בתוכנית החינמית. אם אתם נתקלים שוב ושוב במגבלות שימוש, או צריכים יותר מחמישה פרויקטים, Pro הוא הצעד הבא. כשיותר משני אנשים עובדים על אותם מסמכים, שווה לשקול את Team בגלל שיתוף הפרויקטים וההגדרות הארגוניות.

פרטיות ומסמכים רגישים: מה להגדיר לפני שמעלים

בתוכניות הצרכניות (Free, Pro ו-Max) המשתמש בוחר בעצמו אם השיחות שלו ישמשו לשיפור המודלים של Anthropic. ההגדרה נמצאת ב-Privacy Settings, ואפשר לשנות אותה בכל רגע. השינוי חל על שיחות חדשות ועל שיחות שחודשו.

• אם הסכמתם לשימוש בנתונים, המידע נשמר עד חמש שנים.
• אם סירבתם, תקופת השמירה היא 30 יום.
• בתוכניות Team ו-Enterprise חלים התנאים המסחריים, והתוכן לא משמש לאימון מודלים כברירת מחדל.

לפני שאתם מעלים חוזים, תלושי שכר או מידע על לקוחות, היכנסו להגדרות הפרטיות ובדקו מה מוגדר בחשבון. במסמכים עם מידע אישי של לקוחות, כמו תעודות זהות, פרטי אשראי או מידע רפואי, השחירו או החליפו את הפרטים המזהים לפני ההעלאה. ברוב המשימות, כמו סיכום, עריכה או השוואה, אפשר להגיע לאותה תוצאה גם בלי שמות אמיתיים.

טעויות נפוצות בעבודה עם Claude על מסמכים

• להעלות הכול לשיחה אחת ארוכה. שיחה עם עשרות קבצים ומשימות שונות מאבדת מיקוד. פתחו שיחה לכל משימה, ושמרו חומר קבוע בפרויקט.
• לבקש "תכתוב משהו טוב". בלי קהל יעד, אורך, טון ופורמט, התוצאה יוצאת כללית. ציינו את כל הארבעה.
• לסמוך על מספרים בלי לבדוק. בקשו הפניה לעמוד או לסעיף, ובדקו בעצמכם כל סכום, תאריך ושם.
• לא להגדיר מה אסור. משפט כמו "השתמשו רק במידע מהמסמך, וסמנו מה חסר" מצמצם את הסיכוי לתוכן מומצא.
• להעלות צילום מסך של טבלה. כשיש קובץ Excel או CSV, העלו אותו. הניתוח יוצא מדויק יותר, ו-Claude יכול לחשב ולבנות גרפים.
• לשכוח את קול העסק. העלו לפרויקט כמה טקסטים שכתבתם בעצמכם, וכתבו בהנחיות "כתבו בסגנון של הדוגמאות המצורפות". בלי דוגמאות הטקסט נשמע כמו של כל עסק אחר.
• לדלג על העריכה האחרונה. עברו על הטקסט בקריאה אחת לפני פרסום: עובדות, מחירים, שמות, והאם הוא נשמע כמוכם.

שאלות נפוצות

האם Claude חינמי?

כן, יש תוכנית Free שכוללת צ'אט, חיפוש ברשת, העלאת קבצים, יצירת קבצים ועד חמישה פרויקטים. התוכניות בתשלום מתחילות ב-Pro, שעולה 20 דולר לחודש, או 17 דולר לחודש בחיוב שנתי, ונותנת יותר שימוש ויותר מודלים.

האם Claude יודע לכתוב ולקרוא עברית?

כן, Claude קורא מסמכים בעברית וכותב בעברית. בקבצי Word ו-PowerPoint שהוא מפיק, בדקו את הכיוון מימין לשמאל ואת היישור לפני השליחה.

מה ההבדל בין Claude ל-ChatGPT בעבודה עם מסמכים?

שני הכלים מקבלים קבצים, מסכמים אותם ומפיקים קבצי Office. ב-Claude, Projects שומרים מסמכים והנחיות קבועים לכל תחום עבודה. הדרך הפשוטה להחליט היא להריץ את אותה משימה, על אותו מסמך, בשני הכלים.

האם Claude קורא קבצים ישירות מ-Google Drive?

כן, דרך החיבור ל-Google Workspace הוא מחפש וקורא קבצים ב-Drive, ויכול גם לשמור לשם קבצים שהפיק. מקבצי Drive הוא שולף רק טקסט, כך שתמונות בתוך המסמך לא נקראות.

האם Claude משתמש במסמכים שלי לאימון?

בתוכניות Free, Pro ו-Max זה תלוי בהגדרה שבחרתם ב-Privacy Settings, ואפשר לשנות אותה בכל עת. בתוכניות Team ו-Enterprise התוכן לא משמש לאימון מודלים כברירת מחדל.